3,68 100 RUB 3,6788 -0,0194 4,19 10 CNY 4,1905 +0,0072 Новости компаний 21 октября 2025 Как Гродненское РУП «Фармация» перешло на ЭДО и подготовилось к обязательной маркировке С 2021 года в Беларуси стало обязательным использование электронных накладных для товаров, подлежащих маркировке и прослеживаемости. Электронный документооборот стал основой для отслеживания движения таких товаров. Новые условия работы затронули все сферы бизнеса — от малых компаний до крупных корпораций. Для многих компаний переход к электронному документообороту (ЭДО) стал серьёзным вызовом, требующим перестройки привычных процессов. Однако для Гродненского РУП «Фармация» внедрение ЭДО стало закономерным шагом в стратегическом развитии. В данном кейсе рассмотрим, как происходила интеграция в крупнейшей аптечной сети Гродненской области, в обороте которой находится более 30 000 наименований товаров. От бумажного хаоса к цифровому порядку ОДО «Экономика — софт» — 1С: Франчайзи, официальный партнёр компании «1С» (г. Москва), резидент Парка высоких технологий. Компания более 20 лет специализируется на автоматизации бизнеса, включая предприятия оптово-розничной торговли и аптечные сети. Такой опыт обеспечивает глубокое понимание отраслевой специфики и позволяет предоставлять клиентам надёжные и адаптированные решения. Гродненское РУП «Фармация» — государственная аптечная сеть региона, включающая 254 розничные аптеки и собственный оптовый склад. Последний является основным поставщиком для сети: поставки в аптеки осуществляются каждые 3 дня, что формирует колоссальный поток документов. При бумажном документообороте процесс был привычным, но крайне ресурсоёмким и медленным."Внедрение ЭДО — это про скорость, контроль и результат", — подчёркивают в ОДО «Экономика — софт» Этапы внедрения и ключевые задачи На первом этапе автоматизация была реализована для внутреннего документооборота. Поскольку в данном случае грузоотправителем и грузополучателем выступает одна и та же организация, возник ряд специфических задач: Маршрутизация входящих документов. При бумажном документообороте распределение корреспонденции выполнялось вручную. В условиях ЭДО потребовалась автоматизация процесса: система должна была определять подразделение-адресат и тип документа. Для крупных организаций с разветвлённой структурой это критически важно. Разграничение потоков документов. Решение было реализовано через предварительные настройки пользователей в личном кабинете провайдера, где доступ ограничивался по точкам доставки. Это позволило корректно распределять документы между несколькими информационными базами. Контроль уникальности номеров накладных. Для исключения дублирования был задействован функционал «Постфикс номера накладной». В результате структура номера стала включать код EDI-провайдера, номер GLN грузоотправителя и уникальный порядковый номер. Передача расширенных данных о товаре. Для фармацевтической отрасли критически важно фиксировать срок годности, сертификаты, расчетно-отпускные цены и другие параметры. Для этого в «Товарном разделе» электронной накладной было задействовано более 25 дополнительных полей. Татьяна Киселёва, начальник отдела медфармпроектов 1С: Франчайзи ОДО «Экономика-софт», 1С: Профессионал, 1С: Специалист. «По мере роста объёмов электронных документов мы неоднократно совершенствовали функционал ЭДО, делая интерфейс максимально удобным для пользователей», — отмечает Татьяна Киселёва, начальник отдела медфармпроектов ОДО «Экономика — софт». Пользовательский интерфейс как фактор эффективности Адаптированный интерфейс стал важным элементом успеха проекта. Он обеспечил: упрощённую навигацию и сокращение количества действий; интуитивное взаимодействие с документами; минимизацию времени на обучение сотрудников; снижение вероятности ошибок. Например, в форму списка документов были добавлены колонки со статусами накладных и кнопки для подписания и отправки, что значительно ускорило работу. Какие результаты были достигнуты? Снижение затрат на бумагу, печать и доставку документов. Ускорение логистики: водители обслуживают больше точек за день. Автоматизация поиска и архивации документов — секунды вместо часов. 2. Рост производительности Сотрудники освобождены от рутинных операций и сосредоточены на аналитике и управлении запасами. Минимизация ошибок за счет автоматизированной передачи данных. Централизованный контроль документооборота в реальном времени. 3. Стратегическая готовность Своевременная реализация проекта в полном объеме. Положительные отзывы сотрудников и руководства как подтверждение практической ценности. Ключевой результат проекта — существенное упрощение рабочих процессов и повышение эффективности всей аптечной сети. Достичь этого удалось благодаря выстроенному взаимодействию всех участников: Заказчика, 1С: Франчайзи и EDI‑провайдера. Слаженная работа сторон, объединённых общей целью, обеспечила успешное внедрение электронного документооборота и достижение запланированных результатов. Данный кейс наглядно демонстрирует, что цифровизация — это не только инструмент соблюдения нормативных требований, но и стратегический фактор повышения конкурентоспособности бизнеса. Грамотно реализованный проект трансформирует операционные процессы, укрепляет управляемость и формирует основу для дальнейшего развития компании в условиях цифровой экономики. От бумажной реальности к цифровой перспективе Сергей Ефимович, ведущий системный администратор Гродненского РУП «Фармация» Сергей Ефимович, ведущий системный администратор Гродненского РУП «Фармация» — Основным драйвером перехода Гродненского РУП «Фармация» к ЭДО стало законодательство, расширяющее перечень товаров, для которых разрешены электронные накладные, а также подготовка к маркировке и перспектива плавного ухода от бумаги. Мы рассматривали электронные накладные исключительно с точки зрения интеграции в наши основные программы. Вариант работы через личный кабинет был для нас неприемлем: это неудобно и сильно увеличивало бы время обработки документов с сотнями позиций. Ключевым фактором выбора ОДО «Экономика — софт» в качестве исполнителя стала их компетенция как разработчика базовых систем и понимание отраслевой специфики. Процесс внедрения занял около двух лет и был разбит на 8 этапов, чтобы минимизировать нагрузку на сотрудников. На первом этапе компания ОДО «Экономика — софт» внедрила стандартный модуль от оператора ЭДО «ЭДиН», интегрированный в 1С. Однако анализ показал, что он потребует от пользователей (включая провизоров и фармацевтов в сельских аптеках) ручной обработки служебных сообщений, что могло вызвать неудобство. Вместе с заказчиком разработчики нашли оптимальное решение — создали и внедрили второй, автоматизированный вариант интеграции. Теперь вся обработка служебных сообщений стала происходить автоматически, пользователь участвует только в подписании самой накладной. Этот подход решил 80% проблем внедрения. Особое внимание уделили обучению. Его проводили лично для каждого сотрудника в формате «из аптеки в аптеку», на реальных примерах. Такой персональный подход помог преодолеть настороженность и страх перед новым. Результаты: прозрачность, скорость и «виртуальный склад» Главные количественные преимущества — экономия на бумаге и почтовых расходах. Но качественные изменения оказались значительнее. 1. Повышение оперативности и прозрачности. Буквально через минуту после оформления накладной на складе аптека видит, какой товар и в каком количестве к ней едет. Это позволяет планировать работу и ресурсы. 2. Реализация «виртуального склада». Это ключевое ноу-хау, ставшее возможным только благодаря ЭДО. Система автоматически анализирует неликвидные остатки товаров во всех аптеках сети. Когда аптека формирует заказ, система в приоритете предлагает ей товар из этого виртуального запаса, а не со склада. Товар автоматически резервируется в аптеке-доноре, и формируется электронная накладная на перемещение. В бумажных накладных реализовать это было бы практически невозможно. Теперь неликвид в одном регионе быстро находит покупателя в другом. 3. Рост исполнительной дисциплины. Появление электронно-цифровой подписи у заведующих аптек повысило их ответственность и осознанность при работе с документами. Перспективы и рекомендации Успешный опыт внутреннего ЭДО открыл новую цель — наладить электронный документооборот с внешними поставщиками и покупателями. Мы уверены, что с помощью ОДО «Экономика — софт» найдет эффективное решение и для этой задачи. Еще один результат внедрения — перспектива для будущих усовершенствований работы. То, что мы автоматизировали поступление и реализацию товаров в аптеках, предоставило нам хороший фундамент для развития других направлений деятельности. Главный совет, который мы даем коллегам, — выбирать перспективные решения с обязательным развитием и сопровождением. И подходить к внедрению поэтапно, с максимальным вниманием к конечному пользователю. Внедрение ЭДО силами ОДО «Экономика — софт» показало, что даже в консервативных отраслях можно успешно проводить цифровую трансформацию, если она основана на глубокой интеграции, продуманном подходе к автоматизации и комплексной поддержке пользователей. Партнерство, которое решает сложные задачи Ключевым фактором успеха стало тесное партнерство между 1С Франчайзи ОДО «Экономика — софт» («Экономика-софт») и EDI-провайдером («ЭДиН»). Вера Куницкая — директор компании «Электронные документы и накладные» (сервис ЭДиН) и Председатель Совета по внедрению ЭДО в РБ на базе Конфедерации цифрового бизнеса Вера Куницкая — директор компании «Электронные документы и накладные» (сервис ЭДиН) и Председатель Совета по внедрению ЭДО в РБ на базе Конфедерации цифрового бизнеса Компания «Электронные документы и накладные» — аттестованный EDI-провайдер, резидент Парка Высоких Технологий, разработчик модуля ЭДиН: ЭДО для программы 1С. Сервис ЭДиН успешно используют в своей ежедневной работе более 50 000 компаний, в портфеле компании находится 40+ партнеров 1С: Франчайзи, проведено более 6000 успешных внедрений ЭДО. Фармацевтическая отрасль демонстрирует высокий уровень активности в переходе на электронный документооборот. На мой взгляд, это обусловлено несколькими ключевыми факторами: Высокая ответственность отрасли требует строгого контроля за документооборотом; Масштабные процессы производства и логистики нуждаются в автоматизации; Рост объемов информации требует оперативного обмена данными; Государственное регулирование стимулирует цифровизацию. Дополнительно отмечу, что количество компаний, которые выбирают для своего бизнеса цифровое решение, постоянно растет. По статистике Министерства по налогам и сборам, в 2024 году ЭДО в своей работе использовали более 34.000 компаний. Если посмотреть на показатель «количество электронных накладных», то за 2022 год оно составляло 6,38 млн, а за 2024 год — уже 18,42 млн, то есть в 3 раза больше! Этому способствуют и государственные программы, и движение страны в сторону цифровизации и понимание бизнеса, что электронный документооборот сокращает издержки и помогает экономить. В нашей практике огромное количество компаний, которые начав работать с ЭДО, не останавливаются, а вслед за электронными накладными внедряют электронные акты сверки, акты выполненных работ, счета и т.д. Внедрение ЭДО в фармацевтике и не только дает следующие осязаемые результаты для бизнеса: Повышение эффективности работы за счет автоматизации процессов; Снижение затрат на бумагу, печать, доставку и хранение документов; Усиление контроля над документами; Освобождение времени сотрудников от рутинных административных задач; Минимизация ошибок за счет автоматической обработки данных; Экономия пространства за счет отсутствия необходимости в бумажных архивах и многое другое. Современный электронный документооборот активно развивается в направлении интеллектуализации, безопасности и интеграции с другими бизнес-системами, что делает его ключевым инструментом цифровой трансформации бизнеса. Кадровый электронный документооборот, внутренний электронный документооборот, цифровая бухгалтерия, трансграничный электронный документооборот — все это движение в рамках нашей концепции ЭДиН: Бизнес без бумаг, когда безбумажные офисы — это не мечта, а реальность. Вместе в цифровое будущее! ПОДПИСАТЬСЯ НА НОВОСТИ Source: https://probusiness.io/press/13176-kak-grodnenskoe-rup-farmaciya-pereshlo-na-edo-i-podgotovilos-k-obyazatelnoy-markirovke.html