Электронный УПД с 2026 года Электронный УПД с 2026 года 57 сегодня С 1 января 2026 года УПД станет единственным электронным документом, который подтверждает отгрузку продукции, производство работ, оказание услуг. В нашей статье расскажем, что собой представляет этот документ, кто обязан его использовать и в каком порядке его следует формировать. Над статьей работали: Образец заполнения электронного УПД Что такое УПД Универсальный передаточный документ (УПД) – это документ, который можно использовать, как: • счет фактуру и первичный документ одновременно (статус документа «1»); • первичный документ (статус документа «2»). Перечень операций, для оформления которых можно применять УПД, приведен в Приложении № 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Однако он не является исчерпывающим (Письмо ФНС России от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623). УПД можно использовать, например: • при передаче имущественных прав; • для подтверждения факта выполнения работ (оказания услуг); • при отгрузке продукции, как с транспортировкой, так и без нее. Нельзя применять УПД, когда необходим только счет-фактура без составления первичного документа. Так не получится оформить УПД на аванс. Также УПД не заменит документы, формы которых в соответствии с законодательством утверждают уполномоченные органы. Примером может служить транспортная накладная, форма которой утверждена Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200. По общему правилу применение УПД – право, а не обязанность налогоплательщика. Более того, в рамках одного договора по одним операциям можно выставлять обычные счета-фактуры и первичные документы, а по другим – УПД (Письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963). УПД можно составлять: • на бумаге. Рекомендованная форма содержится в Приложении № 1 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Перед использованием ее необходимо привести в соответствие с действующей формой счета-фактуры (п. п. 1, 2 ст. 169 НК РФ). Можно разработать свою форму УПД. Для этого счет-фактуру нужно дополнить реквизитами первичного документа. В любом случае разработанную форму УПД и порядок ее использования следует закрепить в учетной политике компании (ч. 4 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»); • в электронном виде. Формат документа приведен в Приложении № 1 к Приказу ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Если компания выполняет обязательства в рамках государственного или муниципального контракта, то ей необходимо согласовать применение УПД с заказчиком (Письмо Минфина России от 23.01.2017 № 02-07-10/3039). В отношении других покупателей (заказчиков) такой обязанности нет, однако использование УПД лучше согласовать с контрагентом и прописать такое условие в договоре. Электронный УПД С 1 января 2026 года УПД станет единственным электронным документом, который подтверждает отгрузку продукции, оказание услуг, производство работ. С начала года утрачивают силу: • Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, которым утвержден электронный формат документа о передаче товаров при торговых операциях; • Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, которым утвержден формат электронного документа о передаче результатов работ и документа об оказании услуг. Действующий электронный формат УПД 5.03 утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-26/970@. С 01.01.2026 бумажные товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг можно составлять в прежнем порядке. Кто обязан применять электронный УПД Обязательные электронные УПД на прослеживаемые товары должны составлять и передавать по ТКС в порядке, аналогичном передаче счетов-фактур на такую продукцию (пп. «г» — «е» п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108): • продавцы прослеживаемых товаров, которые не уплачивают НДС в связи с тем, что применяют спецрежим или освобождены от исполнения обязанностей налогоплательщика; • комиссионеры (агенты), действующие от своего имени, и реализующие прослеживаемый товар в интересах комитента (принципала), который не уплачивает НДС, потому что применяет спецрежим или освобожден от исполнения обязанностей налогоплательщика; • комиссионеры (агенты), которые действуют от своего имени, и приобретают прослеживаемые товары в интересах комитента (принципала) в рамках договора комиссии (агентского договора); • комитенты (принципалы), которые приняли решение о реализации прослеживаемых товаров через комиссионера (агента), действующего от своего имени в интересах комитента (принципала). Если компания (ИП), которая продает прослеживаемые товары, является плательщиком НДС, то она выставляет счет-фактуру в электронной форме (п. 1.1 ст. 169 НК РФ, пп. «в» п. 13 Положения № 1108). Если компания, которая не обязана использовать электронный УПД, работает только с бумажными накладными и актами выполненных работ, оказанных услуг, то она может работать по-прежнему. Переходить на электронный УПД ей не требуется. Те же фирмы, что уже используют электронный документооборот, с 01.01.2026 вместо электронных накладных и актов выполненных работ (оказанных услуг) должны будут применять электронный УПД. Как перейти на электронный УПД Если компания уже использует электронный документооборот, то ей в конце года необходимо обновить бухгалтерскую программу, с помощью которой она формирует документы. А также провести тестовый обмен документами с основными контрагентами. Если фирма не использовала ранее электронный УПД, и она хочет начать его применять, то ей нужно: • выбрать и подключиться к оператору электронного документооборота; • оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) уполномоченного лица, электронные подписи лиц, ответственных за оформление операций; • настроить бухгалтерское программное обеспечение для работы с электронными УПД; • обучить сотрудников порядку работы с электронными УПД; • согласовать использование электронного УПД с контрагентами. Такая обязанность установлена только в отношении госзаказчиков (Письмо Минфина России от 23.01.2017 № 02-07-10/3039). Однако рекомендуем провести согласование со всеми партнерами, ведь может оказаться, что у некоторых из них просто нет технической возможности работать с электронными УПД. Согласие можно оформить по аналогии с согласием на выставление электронных счетов-фактур. Например, путем обмена письмами, подписания договора или допсоглашения к ранее заключенному договору об использовании ЭДО. Оформление электронного УПД Продавец при формировании электронного УПД указывает статус документа: «1» — если УПД применяется одновременно, как счет-фактура и как первичный документ и «2» — при использовании УПД только в качестве первичного документа. При заполнении документа со статусом «1» должны быть заполнены обязательные реквизиты счета-фактуры. В частности, сведения о грузоотправителе и грузополучателе (наименование компании или ИП, почтовый адрес). Если УПД формируется по работам или услугам, то эти данные не заполняют. Кроме того: • в строке 5 «К платежно-расчетному документу» проставляют номера и даты платежек, которыми был получен аванс (при наличии предоплаты); • в строке 5а «Документ об отгрузке» (заполняется только в УПД со статусом «1») – название, номер и дату самого УПД. При этом формулировка «тот же» не используется. При формировании документа со статусом «2» эту строку не заполняют (Письма ФНС от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368, от 30.06.2025 № ЕА-4-26/6254@); • в строке «Идентификатор госконтракта» (она формируется в документах со статусом «1») проставляют соответствующий идентификатор. Это необходимо делать только при отгрузках продукции, выполнении работ, указании услуг в рамках госзакупок; • в графе «Код товара/работ, услуг» — ОКВЭД поставленных товаров, работ, услуг — по согласованию с покупателем (заказчиком); • в графе «Код вида товара» — соответствующий код из справочника ТН ВЭД. Это делается только при продаже импортных товаров; • в строке «Основание передачи/получения» – реквизиты договора и других документов, которые относятся к данной сделке; • в строке «Данные о транспортировке и грузе» – реквизиты документов о доставке товара покупателю, например, путевого листа или транспортной накладной. Кроме того при формировании УПД нужно заполнить сведения, которые обязательны для первичного документа: • основание, по которому происходит передача-приемка товаров, работ, услуг. Например, номер и дата договора поставки, на основании которого передается продукция; • ФИО и должности уполномоченных должностных лиц; • дополнительные сведения, которые продавец сочтет нужными, например информацию о транспортировке и грузе. При формировании УПД со статусом «2» реквизиты, которые обязательны для счета-фактуры, можно не заполнять. Сформированный документ в электронной форме подписывают уполномоченные должностные лица. Готовый документ через оператора ЭДО (через ЕИС – при госзакупках) направляется покупателю. Выставить электронный УПД нужно при совершении операции. Если это невозможно сделать, то – непосредственно после совершения операции (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Этот срок не зависит от статуса УПД, поскольку он в любом случае содержит первичный документ. Датой выставления УПД считается (п. 8, пп. «в» п. 15 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утвержденного Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н): • дата поступления документа к оператору ЭДО, указанная в подтверждении о получении им УПД; • дата направления УПД, составленного в рамках госзакупок, покупателю, указанная в подтверждении уполномоченным органом. После получения УПД покупатель формирует дополнительные сведения к документу. В частности указывает ФИО и должности лиц, уполномоченных на подписание документа. Затем он подписывает электронный документ и через оператора ЭДО (ЕИС) направляет продавцу. Срок, в течение которого покупатель должен это сделать, законодательно не установлен. На практике стороны закрепляют в договоре временной интервал, в течение которого покупатель (заказчик) должен осмотреть и принять товар, услугу, результат выполненных работ (п. 2 ст. 513, п. 1 ст. 720, ст. 783 ГК РФ). Кроме того его можно согласовать в соглашении, регламентирующем электронный документооборот с контрагентом. Кто подписывает электронный УПД Со стороны продавца электронный УПД нужно подписать: • УКЭП лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур (для документов со статусом «1»). Подпись главного бухгалтера в этом случае не требуется (п. 8 Правил заполнения счетов-фактур, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137); • электронной подписью лица, ответственного за оформление операции (для документов со статусом «1» и статусом «2»). Со стороны покупателя документ подписывается: • УКЭП лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни (для документов со статусом «1»); • электронной подписью лица, ответственного за оформление операции (для документов со статусом «2»). Образец заполнения электронного УПД По ссылке можно посмотреть Образец заполнения электронного УПД . 3 "Налоговая реформа – 2026: главные изменения для бизнеса" Бесплатный электронный сборник документов, где рассмотрены многочисленные поправки к Налоговому кодексу: рост ставки НДС до 22 процентов, снижение порога доходов для уплаты упрощенцами НДС и другие новшества. Заказать бесплатно Нажимая на кнопку, вы даете свое согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой обработки персональных данных Читайте также Source: https://www.v2b.ru/articles/elektronnyy-upd-s-2026-goda/